一、報銷審批簽字問題

　　1.問:報銷時是否一定要項目負責人本人審批?

　　答:是，報銷時預約報銷單一定需經項目負責人本人簽字方可確認支出，不可由其他人代為審批。

　　2.問:特殊情況下，經項目負責人口頭授權，是否可以代簽? 答:不可以。項目負責人簽字是經費支出的唯一審批方式，為保證各項經費 支出的規(guī)范性和安全性，如有特殊情況需臨時更換項目負責人，建議項目負責人 提供紙質版“負責人變更情況說明”至財務處審批，情況說明需加蓋部門公章。

　　3.問：由于學校領導干部換屆或其他正常人員變動導致經費卡審批人/財務一支 筆變更的情況，如何更換審批人?

　　答：因正常人員變動導致經費審批人/財務一支筆更換的情況，需提供紙質版 “經費審批人/財務一支筆變更申請”至財務處備案，備案后方可變更。

　　二、發(fā)票審批簽字問題

　　4.問:報銷時所有發(fā)票是否一定要蓋章簽字?

　　答:除市內外差旅費報銷所附票據(jù)，其他所有報銷發(fā)票每張發(fā)票上均需加蓋 實體部門院系或部門公章、項目負責人簽字/章、經辦人簽字/章，三者缺一不可。

　　5.問:若項目負責人本人為經辦人，是否可以為同一人簽字?

　　答:不可以，若項目負責人同時也是經辦人，發(fā)票需項目組其他成員作為經 辦人簽字/章，不可僅一人簽字/章。

　　三、發(fā)票票面問題

　　6.問:報銷的發(fā)票購買方名稱是否一定要為“XX大學”?

　　答:是。根據(jù)《XX大學報銷管理辦法》的規(guī)定，付款方(或購買方) 的名稱必須為“XX大學”。

　　7.問:發(fā)票報賬期限為多久?如未能及時在最后截止期前完成報銷，發(fā)票是否 過期?

　　答:(1)一般情況下，所有發(fā)票應在當年及時完成報銷。特殊情況下，應于 第二年 3 月 31 日(截止日期)前完成報銷。(2)發(fā)票超過截止期限未完成報銷則判定為過期。若因出國訪學等特殊情 況，無法在截止期限前完成報銷，可以據(jù)實由項目負責人本人提供加蓋部門公章 及親筆簽字的情況說明，且所有過期發(fā)票需要一次性完成報銷。

　　8.問:發(fā)票開具什么內容才能報銷?

　　答:為保證經濟業(yè)務的真實性和客觀性，發(fā)票內容應按照實際購買情況如實 開具，不得要求開票方填開與實際交易不符的內容。確系與日常教學科研、行政 管理相關的合理支出均可以報銷。

　　9.問:自 2017 年 7 月 1 日后開具增值稅普通發(fā)票是否要填寫購買方的納稅人識別號或統(tǒng)一社會信用代碼?

　　答:是。根據(jù)國家稅務總局 2017 年發(fā)布的第 16 號《關于增值稅發(fā)票開具有 關問題的公告》要求，自 2017 年 7 月 1 日起，購買方為企業(yè)的，索取增值稅普通發(fā)票時，應向銷售方提供納稅人識別號或統(tǒng)一社會信用代碼;銷售方為其開具 增值稅普通發(fā)票時，應在“購買方納稅人識別號”欄填寫購買方的納稅人識別號或統(tǒng)一社會信用代碼。

　　10.問:用于報銷的票據(jù)上加蓋的印章有什么特殊規(guī)定?

　　答:根據(jù)規(guī)定，稅局監(jiān)制的發(fā)票加蓋與開票單位名稱一致的“發(fā)票專用章”;財政部監(jiān)制的票據(jù)加蓋與開票單位名稱一致的“財務專用章”。若印章名稱與開票單位名稱不符，則應聯(lián)系開票單位重開發(fā)票。溫馨提示：報銷前，請按規(guī)定確認發(fā)票是否加蓋正確印章，容易遺蓋印章票據(jù)：代開發(fā)票、停車費定額發(fā)票等。

　　11.問：是否單張發(fā)票開票金額不能超過 500 元?

　　答：不是。學校并無任何文件規(guī)定單張發(fā)票金額不能超過 500 元。報賬人可 以根據(jù)日常教學科研、行政管理的實際需要進行支出，單張發(fā)票達到一定金額時， 需附相關證明材料(如清單、付款憑證、合同等)即可。溫馨提示：同一單位同一天開具的多張發(fā)票應等同于單張發(fā)票，按照累計金額計 算。

　　12.問:如果待報銷的票據(jù)不小心遺失，應該如何處理?

　　答:如果待報銷的票據(jù)遺失，應請票據(jù)開具單位在票據(jù)存根聯(lián)復印件上加蓋 開票單位的發(fā)票專用章或財務專用章，經財務處審批后方可報銷。溫馨提示：若增值稅專用發(fā)票發(fā)生遺失，應按稅務局的具體規(guī)定采取刊登“遺失 聲明”等措施，不可按上述方式進行處理。

　　13.問:開具的發(fā)票內容含“充值”二字時是否可以報銷?

　　答:不可以。帶有預付款性質的充值類發(fā)票不可以用于報銷，如移動通訊費 充值、燃油費充值、公交卡充值等。

　　四、網(wǎng)購票據(jù)、電子票據(jù)問題

　　14.問:網(wǎng)絡購物報銷時，是否一定需要網(wǎng)購清單?

　　答:不一定，以下兩種情況必須附網(wǎng)購清單：(1)所有開票單位在異地的發(fā)票(包括大型電商，如京東、當當、卓越、一號 店等)，必須附網(wǎng)購清單;(2)票面未注明購買明細內容的發(fā)票，必須附網(wǎng)購清單。

　　15.問:是否可以使用電子發(fā)票報銷?

　　答:是。電子發(fā)票可以報銷，經辦人必須在發(fā)票背面標注“本人承諾此發(fā)票 不重復報銷”并簽名。

　　五、異地發(fā)票報銷問題

　　16.問:異地發(fā)票是如何認定的?是否可以報銷?

　　答:異地發(fā)票是指開票單位在上海市以外的發(fā)票。以下兩種情況可以報銷：(1)出差期間產生的與出差相關的發(fā)票，應隨差旅費一同報銷;(2)由于網(wǎng)購或郵寄產生的異地發(fā)票(包括大型電商，如京東、當當、卓越、 一號店等)，需要附網(wǎng)絡訂單或發(fā)貨清單方可報銷。

　　六、公務卡結算問題

　　17.問:什么情況下使用公務卡結算?

　　答:凡在公務卡結算范圍內的公務、科研支出，原則上應使用公務卡支付或 對公轉賬方式結算。

　　18.問:使用公務卡結算費用，在報銷時是否需附付款憑證?

　　答:是。在報銷時，200 元(含)以上的支出需附付款憑證(如公務卡刷卡小票或銀行交易記錄)。溫馨提示：每月25日為公務卡還款日，持卡人使用公務卡消費結算的各項公務支出，為保證在還款日前進卡，請于每月 20 日前至財務處辦理報銷手續(xù)。不能 在規(guī)定的免息還款期內辦理報銷手續(xù)的，持卡人需先行償還欠款。

　　19.問：若因特殊原因，未使用公務卡進行結算，是否可以報銷?

　　答:因特殊原因未使用公務卡進行結算，在報賬時需據(jù)實進行相關說明，經 項目負責人簽字同意后方可報銷。

　　20.問：出租車、加油站等無法使用公務卡結算的票據(jù)，是否可以報銷?

　　答:可以。出租車打車票據(jù)、地鐵票據(jù)、加油票據(jù)等由于特殊原因無法進行刷卡結算行為，可直接報銷。

　　七、辦公用品、圖書資料費報銷問題

　　21.問:購買辦公用品時，發(fā)票內容開成了“商品”、“用品”、“日用品”，應該 如何報銷?

　　答:在同時滿足以下兩個條件時，可以報銷 (1)需附上購貨清單; (2)購物清單內容是與教學科研、行政管理等相關的合理支出。

　　22.問:是否僅能報銷書店開具的書報費?

　　答:是。一般情況下，僅能報銷XX市內正規(guī)書店開具的書報費發(fā)票。網(wǎng)購 的情況請參照問題 16 的解答。

　　23.問:若確實購買了圖書，但開票單位不為書店應該如何報銷?

　　答:若購買圖書的開票單位不為書店而為文化傳播公司、貿易公司、超市等， 為確保經濟業(yè)務的真實性，報銷時不管金額大小均需額外提供網(wǎng)購訂單或開票單 位開具的明細清單。

　　八、印刷費、版面費、出版費報銷問題

　　24.問:報銷印刷費，對發(fā)票票面有何要求?答:報銷印刷費等發(fā)票時，單張500元及以上金額的普通發(fā)票需提供對方單位開具的明細清單，單張500元以下發(fā)票，需于發(fā)票背面寫明打印內容。

　　25.問:報銷版面費時，是否要提供版面費通知?答:是，版面費報銷，1000元以下直接支出、1000元及以上借款轉賬、1000元及以上借款沖賬時，均需提供版面費通知。

　　26.問：國外版面費用如何報銷?答:國外版面費用可通過以下兩種方式報銷：(1)通過財務處外匯支付;(2)自行支付，報銷時提供發(fā)票、版面通知、支付記錄。

　　27.問:報銷出版費時，是否要提供出版合同?答:是。報銷出版費，不管金額多少均需提供甲乙雙方簽字蓋章的出版合同， 所有出版合同均需上級歸口職能部門簽字。

　　九、咨詢費報銷問題

　　28.問:咨詢費如何報銷?

　　答:法律事務咨詢費、審計咨詢費、基建修繕咨詢費等須憑發(fā)票報銷，專家 咨詢費等需通過酬金系統(tǒng)發(fā)放。

　　十、通訊費報銷問題

　　29.問：那些經費可以報銷通訊費?答：一般橫縱向科研經費、結題經費、自籌績效經費可以報銷手機通訊費、網(wǎng)絡 通訊費，特殊項目經費除外。單位固定電話通訊費所有項目均可報銷。溫馨提示：年付費網(wǎng)絡通訊費賬期結束后方可報銷。例：網(wǎng)費年付費賬單為 20170901-20180930,該賬單 2018 年 10 月后方可報銷。

　　十一、市內交通費報銷問題

　　30.問:網(wǎng)絡約車發(fā)票是否可以報銷?答:滴滴、易到、神州專車等網(wǎng)絡約車平臺開具的票據(jù)，由于目前對于網(wǎng)絡約車沒有相關政策法規(guī)約束，均不可報銷。

　　31.問:大額出租車票的認定標準是什么?報銷時有什么特殊規(guī)定?答:單張出租車票票面金額在 300 元(含)以上時認定為大額出租車票，報 銷時需發(fā)票背后寫明事由及起止地點。單張出租車票票面金額在 500 元(含)以 上時認定為特殊出租車票，報銷需提供情況說明。

　　32.問:同一車牌號的出租車票是否只能報銷一張?答:是。由于同一天乘坐同一車牌號的出租車幾率較小，基于真實性和合理性的原則，所以報銷時應盡量避免出現(xiàn)兩張或兩張以上同一天同一車牌號的出租車票。

　　33.問:公交與地鐵票據(jù)是否可直接報銷?答:不是，需填寫《本市出差單》(財務處網(wǎng)站下載)，寫明公交或地鐵起止 車站與金額人數(shù)，加蓋部門公章，項目負責人簽字/章后方可報銷。

　　34.問:哪些經費可以報銷汽油、停車費?答:一般橫縱向科研經費、結題經費、自籌統(tǒng)籌經費可以報銷汽油及停車費，特 殊項目經費除外。

　　35.問:ETC 通行費票據(jù)如何報銷?答:ETC 報銷時需同時提供發(fā)票、與發(fā)票金額時間相符的 ETC 通行記錄。

　　36.問:租車費如何報銷? 答:可以，報銷時需提供租車協(xié)議。

　　十二、固定資產、專用材料費報銷問題

　　37.問:固定資產與專用材料應如何認定?

　　答：教學、科研、實驗室建設等相關的設備、材料等發(fā)票，交于財務處之前 需至設備處進行審核，并簽字、蓋章。單價在1000元(含)以上的入固定資產 賬，單價 800 元以下蓋“低值不入賬”章。溫馨提示：材料：指一次性使用就消耗或在使用過程中改變形狀和性質的物品， 如：實驗試劑、燃料、金屬、非金屬的各種材料等。易耗品：指低值品范圍內， 如玻璃器皿、試劑、電子元件、零配件、美術教具、照相膠卷、打印紙、復印紙 等。(相關規(guī)定見設備處網(wǎng)站《低值耐用品管理辦法》[華師設(2006)18 號]與《發(fā) 票審核須知》)

　　38.問:報銷設備款需要什么材料?

　　答:需提供原始發(fā)票、固定資產驗收單(紅色第三聯(lián))、購置協(xié)議/合同。溫馨提示：(1)1 萬元及以上設備購置需簽訂協(xié)議，3 萬元及以上設備購置需簽訂合同，同 時合同需設備處蓋章簽字：(2)單價 50 萬以上的通用設備、100 萬以上的專用設備及進口設備購置，應提 前報設備處納入學校部門預算，報財政部審核備案后方可報銷;(3)固定資產報銷時，報銷項目號須與紅色驗收單上項目號一致。

　　39.問:何種情況下購置圖書屬于固定資產?

　　答:單冊或單套單價人民幣 500 元及以上圖書資料，需由圖書館驗收固定資 產后到財務處報銷，報銷時需提供固定資產圖書驗收單(黃色聯(lián))。

　　十三、維修費、委托業(yè)務費報銷問題

　　40.問:維修費如何報銷?

　　答:發(fā)票上明確注明維修材料費用的，如修理電腦、復印機、實驗室儀器設 備等需用的配件與費用，需至設備處審核蓋“維修不入賬”章后，方可至財務處報銷。

　　41.問:修繕裝潢費用如何報銷?

　　答:除后勤保障部外，其他部門修繕裝潢費用需簽報后勤保障部，報銷時發(fā)票需經后勤保障部蓋章簽字后隨同簽報一同報銷。

　　42.問:委托業(yè)務費如何報銷?

　　答:發(fā)票上明確注明外協(xié)加工或測試費用，或軟件使用許可等知識產權費用的，需至設備處審核蓋“測試、服務費用不入賬”章后，方可至財務處報銷。

　　十四、國內差旅費報銷問題

　　43.問:差旅費的審批人由何人簽字審批?

　　答:差旅費審批人為項目負責人本人，若出差人與項目負責人為同一人，則審批 人需為項目組其他成員或財務一支筆。

　　44.問:超規(guī)定標準乘坐交通工具的，如何報銷?

　　答:教職員工均應按規(guī)定標準乘坐交通工具。超過《XX大學差旅費管理辦法》規(guī)定標準和要求乘坐交通工具的，按規(guī)定等級乘坐交通工具費用標準報銷， 超支部分由個人自理。

　　45.問:因公務發(fā)生的自駕車(含汽車租賃自駕和私車公用)、租車相關費用， 如加油費、路橋費、停車費等，如何報銷?

　　答:根據(jù)工作需要，確需自駕車或者租車前往的，經所在單位負責人批準，租車費可以憑租車合同、租車發(fā)票據(jù)實報銷，發(fā)生的汽油費、過路過橋費和停車費憑 據(jù)報銷，不再給予交通補助。

　　46.問:因特殊情況，城市間交通費票據(jù)的行程不完整、不連貫，如何報銷交通費?

　　答:按規(guī)定，出差途中各段行程城市間交通費票據(jù)應保持連續(xù)、完整。因特殊情況導致城市間交通費票據(jù)不連續(xù)或不完整，申請報銷伙食補助費和市內交通費時，分以下情況處理： ①對方負擔全部或部分城市間交通費用、能提供住宿費發(fā)票和相關會議通知、 培訓通知、邀請函或對方出具的有效證明的，可按規(guī)定標準發(fā)放伙食補助費和市 內交通費;②其他情況須書面說明導致票據(jù)不完整或不連續(xù)的原因等信息，經所在單位負責 人審批同意后，可按規(guī)定標準發(fā)放伙食補助費和市內交通費。

　　47.問:出差乘坐飛機，在報銷時需提供哪些機票報銷憑據(jù)?

　　答:(1)機票(即藍色電子客票行程單);(2)無機票(例如通過電商平臺購票時已勾選“需要發(fā)票”)情況下，需同時提 供發(fā)票及電商平臺的網(wǎng)上購票訂單，或者與售票方簽訂的合同或協(xié)議，兩者缺一 不可;

　　48.問:出差過程中，往返駐地和機場(火車站、碼頭)的交通費發(fā)票如何報銷?

　　答:市內交通補助按照出差時間(包括在途期間)的自然(日歷)天數(shù)計算，每 人每天80元包干使用;往返駐地和機場(火車站、碼頭)的市內交通費用若多于80元，可憑發(fā)票實報實銷，但不再領取當次行程的交通補助。

　　49.問:校外人員的差旅費如何報銷?

　　答:確因工作需要邀請學者、專家或校外人員來校開會、交流、訪問或赴外 地參加調研，對照學校相應標準，按以下情況報銷差旅費：(1)邀請來校參加會議的，可按差旅費管理規(guī)定報銷受邀人員城市間交通費， 按會議費管理規(guī)定報銷住宿費、伙食費、市內交通費等;(2)邀請來校交流、訪問的，可按差旅費管理規(guī)定報銷受邀人員城市間交通費、 住宿費，不發(fā)放伙食補助費和市內交通費。

　　50.問:丟失火車票或飛機票是否可以用支付記錄及購買截圖報銷票款?

　　答:丟失火車票或飛機票，不予報銷票款。支付記錄及購買截圖只能作為計算補 助報銷差旅期間其他費用的依據(jù)。

　　51.問:出差過程中發(fā)生的圖書、辦公用品等費用如何報銷?

　　答:發(fā)生圖書、辦公用品等費用，須同差旅費用一同報銷，不得單獨報銷。如果差旅費由邀請方承擔，或者差旅費已另行報銷，經單位負責人審批同意，憑出差人本人的刷卡小票、商店自動打印清單及情況說明報銷相關費用。

　　十五、暫借款報銷問題

　　52.問:借款人與審批人可否為一人?答：不可以，借款審批人為項目負責人本人，如借款人也是項目負責人，則 需院系財務一支筆在審批人處簽字/章。借款單填寫時借款人需同時提供工號或 學號。

　　53.問:三聯(lián)借款單的作用分別是什么?答:三聯(lián)借款單需用復寫紙?zhí)顚懀暝氯?、摘要、金額大小寫、負責人、借 款人及工號三聯(lián)均需一致。白色第一聯(lián)，辦理暫借款手續(xù)時加蓋部門公章附于預 約報銷單后;藍色第二聯(lián)，辦理沖賬手續(xù)時附于預約報銷單后;紅色第三聯(lián)，自 行留底查賬。溫馨提示：若借款人非項目負責人，第一聯(lián)暫借款單右下角借款人處，需寫明借 款人姓名工號，若無，則借款人默認項目負責人。

　　54.問:材料及設備費借款簽字有無要求? 答:(1)購置設備 3 萬元以上借款需附設備處蓋章簽字合同+設備申購單+ 暫借款單(無需設備處簽字)。(2)購置設備 3 萬元以下借款需附相關院系蓋章簽字合同+設備申購單+暫借款 單(無需設備處簽字)。(3)購置材料 3 萬元以上借款需附設備處蓋章簽字合同 +暫借款單(無需設備 處簽字)。(4)購置材料 3 萬元以下借款需附相關院系蓋章簽字合同 +暫借款單(附設備 處簽字)。溫馨提示：確認設備支出時相關發(fā)票無需設備處簽字。

　　55.問:借款金額有無限制?答:公務卡實施后，原則上不辦理現(xiàn)金借款業(yè)務，師生可通過公務卡直接消 費或辦理對公轉賬業(yè)務。借款轉賬業(yè)務中，10 萬元(含 10 萬元)-20 萬元，由 財務處分管業(yè)務科長簽字;20 萬元(含 20 萬元)-50 萬元，由財務處分管財務 副處長簽字;50 萬元及以上，由財務處分管業(yè)務副處長及財務處處長簽字。

　　附：差旅費報銷新標準!

　　差旅費應如何入賬?交哪些稅?進項稅如何抵扣?能否全額稅前扣除?是否需要征收個稅?即日起，就按這個來!

　　01 什么是差旅費?差旅費如何入賬?

　　由于出差目的、業(yè)務性質、報銷人員等不同，差旅費入賬方式也不一樣。

　　一、定義

　　差旅費：

　　差旅費指工作人員臨時到常住地以外地區(qū)公務出差，所發(fā)生的城市間交通費、住宿費、伙食補助費和市內交通費。

　　——參考《中央和國家機關差旅費管理辦法》

　　二、賬務處理

　　除上述列舉之外，還有一些特殊情況，如：為邀請的培訓專家報銷差旅費，應計入“職工教育經費”;基建人員為施工建設而發(fā)生的差旅費，應計入“在建工程”等。

　　02 哪些可以抵扣進項?哪些不能抵扣進項

　　一、交通費

　　二、車輛費

　　三、住宿費 出差中的住宿費，如果能取得公司抬頭的增值稅專用發(fā)票，是允許認證抵扣的。

　　注意：以下情況不允許抵扣。

　　1.屬于集體福利的，如報銷的員工旅游、探親等情況下的住宿費。

　　2.屬于個人消費的，如公司員工或股東個人。

　　3.企業(yè)免稅項目或簡易計稅項目編制人員出差發(fā)生的住宿費。

　　四、餐飲費

　　03 差旅費稅前扣除如何規(guī)定都可以全額扣除嗎?實務中，并不是所有差旅費都可以直接稅前扣除，不同業(yè)務，扣除方式不同。

　　企業(yè)所得稅

　　(1)可以直接稅前扣除的

　　(2)只能限額扣除的

　　(3)需要計入資產計稅基礎，不能直接稅前扣除。

　　注意：會計記賬時，不能只附一張發(fā)票，還需要附證明差旅費真實性的相關證明材料(包括出差人員姓名、時間、地點、出差目的、支付憑證等)。

　　04 個人報銷差旅費要不要交個稅

　　國家稅務總局所得稅司巡視員盧云在2012年4月11日在線就所得稅相關政策答疑的回答中涉及個人所得稅有：根據(jù)現(xiàn)行個人所得稅法和有關政策規(guī)定，單位以現(xiàn)金方式給出差人員發(fā)放交通費、餐費補貼應征收個人所得稅，但如果是單位根據(jù)國家有關一定標準，憑出差人員實際發(fā)生的交通費、餐費發(fā)票作為公司費用予以報銷，可以不作為個人所得征收個人所得稅。

　　注：各地標準不一樣，總體原則是超過標準部分并入個人所得征收個稅。

　　1、企業(yè)對營銷業(yè)績突出的雇員以工作考察為名義組織旅游活動，免收差旅費，該免收的差旅費需要繳納個人所得稅嗎?

　　答：按照我國現(xiàn)行個人所得稅法律法規(guī)有關規(guī)定，對商品營銷活動中，企業(yè)和單位對營銷業(yè)績突出人員以培訓班、研討會、工作考察等名義組織旅游活動，通過免收差旅費、旅游費對個人實行的營銷業(yè)績獎勵(包括實物、有價證券等)，應根據(jù)所發(fā)生費用全額計入營銷人員應稅所得，依法征收個人所得稅，并由提供上述費用的企業(yè)和單位代扣代繳。其中，對企業(yè)雇員享受的此類獎勵，應與當期的工資薪金合并，按照工資、薪金所得項目征收個人所得稅。

　　2、企業(yè)給非雇員組織差旅活動，免收的差旅費需要繳納個人所得稅嗎?

　　答：對商品營銷活動中，企業(yè)和單位對營銷業(yè)績突出的非雇員以培訓、研討會、工作考察等名義組織差旅活動，通過免收差旅費、旅游費對個人實行的營銷業(yè)績(包括實 物、有價證券等)，應根據(jù)所發(fā)生費用的全額作為營銷人員當期的勞務收入，按照勞務報酬所得項目征收個人所得稅，并由提供上述費用的企業(yè)和單位代扣代繳。